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Buenas prácticas en el uso del correo electrónico

Tanto si usa clientes de correo como Outlook Express, Microsoft Outlook o Mozilla Thunderbird como si lee el correo por webmail, existen una serie de consideraciones que ha de tener en cuenta.

Si usa Outlook Express le recomendamos que vaya pensando en cambiar de programa, no solo por las limitaciones que tiene (2GB por archivo de datos), sino también por la inestabilidad del mismo. Nos son familiares llamadas de clientes comentándonos la pérdida de correos después de un error de compactación o de una caída de tensión, correos que en ocasiones son recuperables pero en otras no.

Si tiene configurada la cuenta en pop3 (toda la información se guardan de forma local) no es recomendable almacenar tamaños excesivos de mensajes de correo electrónico, principalmente por las limitaciones de los programas de correo (unos tienen más, como comentábamos con el Outlook Express, y otros menos). 

Hay que tener en cuenta que cuanta más información tengamos, cuanto más espacio en disco ocupen nuestros archivos de datos, más probabilidad habrá de que aparezcan problemas en el equipo para gestionarlos (de ralentización, por ejemplo) y más probabilidad habrá de que se corrompan esos archivos (por cierres inesperados)

Si accedemos al correo solo por imap, por webmail o con un smartphone o tablet (con lo que la información se guarda en el servidor) deberiamos hacer copia local periódica de los mensajes, ya que todos los proveedores de servicios establecen limitaciones, para no tener problemas con el almacenamiento.

Independiente de como gestionemos el correo, siempre hemos de tener copia de seguridad en dispositivos externos, dada la importancia del mismo.

Así, una buena práctica sería, por ejemplo, tener los mensajes de los últimos seis meses (o de más tiempo si realmente lo necesitamos) de forma rápidamente accesible en el cliente de correo y el resto de información en copias de seguridad por si necesitamos acceder a alguno información anterior.